حسابداری ابری چیست؟
با پیشرفت شگفت‌انگیز تکنولوژی در دنیای امروز، صنعت نرم افزار حسابداری نیز دچار تحولی چشمگیر شده است. دیگر دوران اتکای صرف به نرم‌افزارهای حسابداری سنتی به سر آمده و فناوری پردازش ابری، مسیر تازه‌ای را پیش روی کسب‌وکارها قرار داده است. نرم افزار حسابداری آنلاین (Online Accounting Software) یا همان حسابداری ابری (Cloud Accounting)، راهکاری نوآورانه برای ساده‌تر کردن فرآیندهای مالی است.
طبق آمارها تا سال 2020 نزدیک به 68 درصد از کسب‌وکارهای کوچک ترجیح داده‌اند از نرم افزارهای حسابداری ابری استفاده کنند؛ اما چه ویژگی‌هایی باعث این استقبال گسترده شده است؟ آیا این فناوری می‌تواند آینده‌ای پایدار برای مدیریت مالی رقم بزند؟
در این مقاله، به بررسی مزایا، قابلیت‌ها و دلایل محبوبیت این نوع حسابداری مدرن خواهیم پرداخت. اگر می‌خواهید بدانید چگونه این ابزار نوین می‌تواند شیوه مدیریت مالی شما را دگرگون کند، ادامه مطلب را از دست ندهید.
سیستم حسابداری ابری به زبان ساده
پیش از اینکه با جزئیات بیشتری درباره سیستم پردازش ابری صحبت کنیم، بهتر است این مفهوم را به شکلی قابل درک توضیح دهیم. حسابداری ابری به زبان ساده یعنی شما می‌توانید تنها با اتصال به اینترنت و بدون نیاز به تجهیزات پیچیده یا نصب نرم‌افزارهای سنگین، در هر زمان و مکانی به داده‌ها و نرم‌افزارهای مالی خود دسترسی پیدا کنید. (حسابداری خدمات رایانش ابری. روئیز-آگوندس، ایگور، پنیا، یوسف ک؛ و گارسیا-بریگاس، پابلو جی (2012)).
به‌عنوان‌مثال، وقتی از جیمیل برای ارسال ایمیل یا از Google Drive برای ذخیره اطلاعات استفاده می‌کنید، در واقع از فضای ابری بهره می‌برید. در واقع حسابداری ابری، به شما امکان می‌دهد که بدون نیاز به سرورهای گران‌قیمت، امور مالی خود را مدیریت کرده و به‌راحتی به داده‌ها دسترسی داشته باشید. این فناوری نه‌تنها فرآیندها را ساده کرده بلکه به کاربران فرصت می‌دهد که به‌طور امن و کارآمد به اطلاعات خود دسترسی داشته باشند.
نرم افزار حسابداری ابری چیست؟
نرم افزار حسابداری ابری که با نام حسابداری آنلاین نیز شناخته می‌شود، روشی مدرن و کارآمد برای مدیریت امور مالی است. در سیستم‌های حسابداری سنتی، نرم‌افزارها روی هارد دیسک یک کامپیوتر خاص نصب می‌شدند و تنها از همان دستگاه قابل استفاده بودند. این رویکرد، دسترسی را محدود و مدیریت را دشوار می‌کرد.
در حسابداری ابری مدرن، نرم‌افزارها در فضای ابری ذخیره می‌شوند و این امکان را فراهم می‌آورند که از هر نقطه‌ای و تنها با اتصال به اینترنت به آن‌ها دسترسی داشته باشید. به‌طور مثال، خدماتی مانند حسابداری حقوق و دستمزد، محاسبه اضافه‌کاری، تهیه اظهارنامه مالیاتی و سایر امور حسابداری به‌صورت آنلاین و بدون نیاز به نصب نرم‌افزار خاص انجام می‌شود.
این ویژگی به حسابداران امکان می‌دهد که از هر مکانی، حتی خانه و با استفاده از مرورگر وب به تمامی ابزارهای حسابداری دسترسی داشته باشند. به همین دلیل، حسابداری ابری به گزینه‌ای جذاب، انعطاف‌پذیر و کارآمد برای کسب‌وکارها تبدیل شده است.
تفاوت‌های بین نرم‌افزار حسابداری ابری و تحت وب: آنچه باید بدانید
برخلاف باور عمومی که این دو نوع نرم‌افزار را مشابه یا یکسان می‌دانند، تفاوت‌های قابل توجهی میان نرم افزار حسابداری تحت وب و ابری وجود دارد. هر دو از طریق اینترنت در دسترس هستند، اما در نحوه ذخیره و پردازش داده‌ها با هم تفاوت دارند. در نرم‌افزار حسابداری ابری، داده‌ها در سرورهایی که در فضای ابری مستقر هستند ذخیره و پردازش می‌شوند، در حالی که در نرم‌افزار حسابداری تحت وب، اطلاعات بر روی سرورهای محلی شرکت نگهداری می‌شود.
این تفاوت باعث می‌شود که نرم‌افزار حسابداری ابری مزایای بیشتری از جمله انعطاف‌پذیری بالاتر، دسترسی آسان‌تر از هر مکان و زمان و هزینه‌های کمتر نسبت به نرم افزار حسابداری تحت وب داشته باشد. همچنین، نرم افزار ابری به‌طور مداوم به‌روزرسانی می‌شوند و این امکان را برای کاربران فراهم می‌آورد که همیشه از جدیدترین ویژگی‌ها و پیشرفت‌ها بهره‌مند شوند.
انواع ابر یا کلود
برای پیاده‌سازی این فناوری، سه نوع ابر (Cloud) وجود دارد که در ادامه، هرکدام از این مدل‌ها را با جزئیات بررسی خواهیم کرد.
ابر عمومی
ابر عمومی (Public Cloud) یکی از محبوب‌ترین مدل‌های فضای ابری است که توسط یک شخص ثالث ارائه شده و به‌صورت آنلاین برای کاربران در دسترس است. در این مدل، تمام زیرساخت‌ها و نگهداری آن‌ها بر عهده ارائه‌دهنده خدمات ابری قرار دارد و کسب‌وکارها از هزینه‌های مربوط به خرید و نگهداری سخت‌افزار معاف می‌شوند. در این حالت، این امکان به کاربران داده می‌شود تا بدون نیاز به سرمایه‌گذاری زیاد، از فناوری‌های پیشرفته بهره‌مند شوند. البته باید توجه داشت که امنیت در ابر عمومی نسبت به ابرهای خصوصی کمی کمتر است و مزایای این مدل شامل مقیاس‌پذیری، سهولت مدیریت و هزینه‌های مقرون‌به‌صرفه می‌باشد.
ابر خصوصی
ابر خصوصی (Private Cloud) به کسب‌وکارها امکان می‌دهد که زیرساختی اختصاصی و ایمن برای مدیریت داده‌ها و عملیات خود از جمله موارد تخصصی مثل حسابداری مالی ایجاد کنند. در این مدل، منابع و سرورها به‌طور کامل برای یک سازمان اختصاص یافته و این امر کنترل و امنیت داده‌ها را افزایش می‌دهد. حتی اگر نگهداری زیرساخت‌ها توسط یک شرکت خارجی انجام شود، کاربران همچنان قادرند به‌طور کامل بر دسترسی‌ها و پیکربندی‌ها نظارت داشته باشند. این مدل برای کسب‌وکارهایی که امنیت و حریم خصوصی اطلاعات برایشان اولویت دارد، گزینه‌ای مناسب است.
ابرهای ترکیبی
ابر ترکیبی (Hybrid Cloud) گزینه‌ای ایده‌آل برای کسب‌وکارهایی است که به ترکیبی از فضای ابری عمومی و خصوصی نیاز دارند. این مدل به سازمان‌ها امکان می‌دهد که داده‌های حساس و حیاتی، مانند اطلاعات مالی و حسابداری را در ابر خصوصی ذخیره کرده و نیازهای عمومی‌تر را در ابر عمومی مدیریت کنند.
ابر ترکیبی نه‌تنها مقیاس‌پذیری و صرفه‌جویی در هزینه‌ها را فراهم می‌کند، بلکه امنیت و انعطاف‌پذیری بالایی نیز ارائه می‌دهد. این ویژگی‌ها باعث می‌شود که این مدل برای مشاغلی که به دنبال تعادل میان کارایی، هزینه‌ها و امنیت در مدیریت اطلاعات، از جمله داده‌های حسابداری، هستند، انتخابی مناسب باشد.
اگر بخواهیم این سه نوع ابر را به صورت خلاصه توضیح دهیم، به شرح زیر خواهد بود:
| توضیحات | مزایا | نوع ابر |
| ابر عمومی | مقیاس‌پذیری، هزینه کم، سهولت مدیریت | ابر آنلاین ارائه‌شده توسط شخص ثالث، تمام زیرساخت‌ها بر عهده ارائه‌دهنده. |
| ابر خصوصی | امنیت بالا، کنترل کامل بر دسترسی‌ها | زیرساخت اختصاصی و ایمن برای یک سازمان، کنترل کامل بر داده‌ها. |
| ابر ترکیبی | مقیاس‌پذیری، صرفه‌جویی در هزینه‌ها، امنیت بالا | ترکیب ابر عمومی و خصوصی برای مدیریت داده‌های حساس و عمومی. |
کاربردهای نرم افزار حسابداری ابری
همان‌طور که گفته شد، در چند سال اخیر، فناوری ابری تأثیرات مثبتی بر بسیاری از صنایع داشته و توانسته بهره‌وری را به‌ویژه در مدیریت امور مالی در زمینه‌های مختلف افزایش دهد. این ابزار برای بهینه‌سازی امور حسابداری و ساده‌تر کردن تراکنش‌های تجاری طراحی شده که در ادامه مهم‌ترین کاربردهای آن آورده شده است:
- گزارش دهی قوی: این سیستم قادر است نمودارها، گزارش‌های مالی و شاخص‌های کلیدی را در یک داشبورد مالی به شما نمایش دهد.
- پشتیبان خودکار: داده‌های حسابداری به‌صورت خودکار پشتیبانی شده تا در شرایط اضطراری مانند قطعی برق یا اینترنت، به‌راحتی قابل بازیابی باشند.
- اتصال به سامانه مودیان مالیاتی: این نرم‌افزار به‌طور مستقیم به سامانه مودیان متصل شده و فرآیند ارسال گزارش‌های مالیاتی را به‌طور خودکار و بدون خطا انجام می‌دهد که این امر به‌طور قابل‌ملاحظه‌ای زمان و انرژی مورد نیاز برای این کار را کاهش می‌دهد.
- مدیریت فروش آنلاین: نرم افزار حسابداری ابری در فروشگاه‌های اینترنتی به کاهش نگرانی حسابداران کمک کرده و نیازی به جابه‌جایی فاکتورها بین سیستم‌های مختلف نیست. تمامی فعالیت‌ها به‌صورت خودکار و با سرعت بالا در فضای آنلاین انجام می‌شود.
نرم‌افزار حسابداری ابری برای چه کسب‌وکاری مناسب است؟
نرم افزار حسابداری ابری می‌تواند برای انواع مختلف کسب‌وکارها با توجه به نیازها و فعالیت‌های تجاری تنظیم شود. استفاده از این ابزار به دلایل مختلفی می‌تواند برای شما مفید باشد:
- اگر به استخدام حسابدار دورکار نیاز دارید.
- اگر به فرآیند نصب نرم‌افزار علاقه‌ای ندارید.
- اگر به پشتیبان خودکار نرم‌افزار نیاز دارید.
- اگر قصد دارید هزینه‌های امنیتی سازمان را کاهش دهید.
- اگر نمی‌خواهید نگران نگهداری قفل‌های سخت‌افزاری باشید.
- اگر نمی‌خواهید هزینه‌های اضافی برای سرورها و سخت‌افزارها بپردازید.
- اگر می‌خواهید حسابداران و مدیران در هر زمان و مکانی به داده‌های مالی دسترسی داشته باشند.
در مجموع، نرم‌افزار حسابداری ابری یک انتخاب عالی برای کسب‌وکارهایی است که به دنبال کاهش هزینه‌ها، افزایش دسترسی و امنیت بهتر هستند.
بهترین نرم‌افزار حسابداری ابری چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟
برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری ابری، توجه به برخی ویژگی‌ها ضروری است تا تصمیم‌گیری دقیق‌تری داشته باشید. در ادامه مهم‌ترین قابلیت‌هایی که باید در یک نرم‌افزار ابری وجود داشته باشد، آورده شده است:
- امنیت اطلاعات: داده‌ها باید به‌صورت امن و مطمئن نگهداری شوند.
- گزارش‌گیری قدرتمند: توانایی تهیه انواع گزارش‌های مالی دقیق و جامع.
- پشتیبانی متخصص: تیم پشتیبانی باید همیشه در دسترس و آماده کمک باشد.
- رابط کاربری ساده و کاربرپسند: کار با نرم‌افزار باید راحت و بدون پیچیدگی باشد.
- اتصال به سامانه‌های دولتی: مانند سامانه مودیان و امکان دریافت گزارش‌های قانونی.
- دقت و سرعت: سرعت و دقت بالا در محاسبات و پردازش داده‌ها از ویژگی‌های حیاتی است.
- تطابق با استانداردهای حسابداری: نرم‌افزار باید بر اساس استانداردهای حسابداری معتبر طراحی شده باشد.
- به‌روزرسانی منظم: تولیدکننده نرم‌افزار باید به‌طور مداوم آن را به‌روزرسانی کرده و با تغییرات قانونی و بازار تطبیق دهد.
- پاسخگویی به نیازهای کسب‌وکار: نرم‌افزار باید قابلیت تطبیق با ویژگی‌ها و فرایندهای خاص کسب‌وکار شما را داشته باشد.
- یکپارچگی با دیگر سیستم‌ها: نرم‌افزار باید قابلیت اتصال به سایر سیستم‌ها مانند سامانه ارسال پیامک، فروشگاه آنلاین، CRM و سامانه مودیان مالیاتی و غیره را داشته باشد.
نتیجه‌گیری: با پارسیک، آینده مدیریت مالی در دستان شماست
اگر به دنبال تحولی اساسی در مدیریت مالی کسب‌وکار خود هستید، اکنون بهترین زمان است که با نرم افزار حسابداری ابری پارسیک، مسیر خود را به‌سوی آینده‌ای روشن و کارآمد هموار کنید. این نرم‌افزار آنلاین پیشرفته با بهره‌گیری از فناوری‌های ابری، امور مالی را سریع‌تر، ساده‌تر و امن‌تر می‌سازد و با امکان شخصی‌سازی کامل، نیازهای خاص شرکت شما را به بهترین شکل برآورده می‌کند. پیش از خرید، می‌توانید با کارشناسان متخصص پارسیک مشورت کرده تا مطمئن شوید بهترین انتخاب را دارید. ویژگی‌هایی چون امنیت بالا، گزارش‌دهی قوی و اتصال به سامانه‌های مالیاتی، پارسیک را به ابزاری بی‌رقیب برای مدیریت مالی تبدیل کرده است.
با پارسیک، همین امروز آینده مالی کسب‌وکار خود را بسازید!
