سرفصل: فرم وضعیت تسویه حواله (۱۳ دقیقه)
آموزش حواله گروهی توزیع – تیم پخش در پارسیک
حواله گروهی توزیع یا تیم پخش، یک ماژول بسیار کاربردی، دقیق و مفید برای شرکت‌های پخش و به‌طورکلی شرکت‌هایی است که سیستم توزیع دارند. فرض کنید شهر تهران را به چهار منطقه شمال، جنوب، شرق و غرب تقسیم کنیم. ویزیتورها در سطح شهر پخش می‌شوند و سفارشات را ثبت می‌کنند. به طور مثال 200 سفارش دریافت می‌شود. این سفارشات به صورت نامنظم در نرم‌افزار ثبت می‌شوند. در واقع ویزیتورها همزمان با هم این سفارشات را ثبت می‌کنند که این موضوع باعث نامنظم بودن آنها می‌شود.
فرض کنید 4 ماشین داریم که هر یک از آنها برای یک منطقه خاص از تهران هستند. اگر جداسازی فاکتورها، بارگیری و عملیات مربوط به این بخش‌ها مکانیزه نباشد و از طریق نرم‌افزار کنترل نشود، انجام آن به نیروی انسانی متخصص و وقت زیادی نیاز دارد. در صورتی که زیرساخت‌ها را درست پیاده‌سازی کرده باشید، این ماژول توزیع (حواله گروهی) سرعت و دقت کار را بالا می‌برد.
حواله گروهی
یکی از لازمه‌های این کار این است که مشتری‌ها را طبقه‌بندی کرده و موقعیت دقیق آنها (شمال، جنوب، شرق یا غرب) را معین کنید. برای این کار می‌توانید از ویدئوهای آموزشی گروه بندی اشخاص کمک بگیرید. بعد از منطقه‌بندی می‌توانید منطقه را انتخاب کرده و بازه زمانی را نیز تعیین کنید تا نرم‌افزار فاکتورهای توزیع نشده مطابق با فیلتر مشخص شده شما را به نمایش درآورد.
دقت داشته باشید که این فاکتورها توزیع نشده‌اند. در واقع نرم‌افزار، آنها را به نمایش درمی‌آورد و به شما اطلاع می‌دهد که باید کدام فاکتورها را توزیع کنید.
در صورتی که این ماژول وجود نداشت و شما مجبور بودید که این کار را به صورت دستی و یا با نرم‌افزار دیگری انجام دهید، در ابتدا باید تمام فاکتورها را پرینت می‌گرفتید. سپس نیز شخصی متخصص که بر مناطق مسلط باشد، می‌توانست این فاکتورها را دسته‌بندی و جداسازی کند. درحالی‌که اگر منطقه‌بندی را به شکل صحیحی انجام داده باشید، هر شخصی (حتی بدون تخصص) می‌تواند مشتریان را جداسازی کند.
یکی دیگر از کمک‌هایی که این ماژول به شما می‌کند، جمع کردن اقلام فاکتورهایی است که باید توزیع شوند. به بیان دیگر، تمام فاکتورهایی را که باید توزیع شوند بررسی می‌کند و سپس مجموع آنها را در اختیار شما قرار می‌دهد.
این کار به انباردار کمک می‌کند تا بداند دقیقاً چه اقلامی را بارگیری کرده است. همچنین احتمال خطا در این روش وجود ندارد. درحالی‌که وقتی انباردار سفارش‌ها را فاکتور به فاکتور بارگیری می‌کند، ممکن است در شمارش دچار اشتباه شود. البته باید این نکته را نیز ذکر کرد که این کار به افزایش سرعت انباردار در بارگیری هم کمک می‌کند.
اضافه کردن فاکتور به حواله گروهی
زمانی که می‌خواهید فاکتوری اضافه کنید، کافی است تا در قسمت مشخص شده در تصویر زیر، شماره فاکتور مدنظر را وارد کرده و دکمه “ثبت” را فشار دهید. با این کار فاکتور شما فراخوانی می‌شود.
پس از آن خواهید دید که علاوه بر فاکتور، اقلام موجود در آن نیز به حواله گروهی اضافه می‌شوند.
البته می‌توانید تعداد زیادی فاکتور را به صورت همزمان هم اضافه کنید. به طور مثال ما در این بخش از فاکتور 2 تا فاکتور 20 را اضافه می‌کنیم. 
زمانی که قصد داشتید یکی از فاکتورها را حذف کنید تا به صورت موقت آن را توزیع نکنید، کافی است تا روی دکمه حذف که در کنار فاکتور قرار گرفته کلیک کنید.
در نهایت نیز باید نام راننده را در بخش مشخص شده وارد نمایید.
معرفی راننده
برای اینکه راننده جدیدی تعریف کنید، باید از سربرگ “تعاریف” روی دکمه‌ای که در کنار بخش “معرفی اشخاص” وجود دارد کلیک کنید. سپس نیز باید گزینه “معرفی راننده” را انتخاب کنید.
در مرحله بعدی باید اطلاعات راننده را وارد و آن را ثبت کنید.
پس از این می‌توانید مجدداً از بخش “خرید و فروش” به قسمت “حواله گروهی – توزیع” رفته و پس از انتخاب منطقه، راننده آن را نیز مشخص کنید.
چاپ فاکتور
یکی دیگر از مزایای این بخش آن است که می‌توانید به‌جای آن که فاکتورها را تک تک در فرم فروش چاپ کنید، از همین قسمت، “چاپ فاکتورها” را انتخاب کنید.
با این کار سرعت چاپ کردن افزایش یافته و نام راننده هم در فاکتور ثبت می‌شود. حال روی گزینه “چاپ” کلیک کنید.
خواهید دید که دو صفحه برای شما به نمایش درمی‌آید. یک بخش مربوط به انباردار است و مجموع اقلامی که باید بارگیری شود را نشان می‌دهد.
بخش دوم نیز مربوط به موزع است که خلاصه‌ای از فاکتورها را نشان می‌دهد.
معمولاً این فایل پس از چاپ تحویل موزع می‌شود تا پس از توزیع، برگشت و یا هر عملیات دیگری، گزارشات خود را در آن بنویسد. البته می‌توانید قبل از چاپ، از بخش “کاغذ چاپ” گزینه “افقی” را انتخاب کنید تا فایل نهایی به شکل بهتر و جامع‌تری نمایش داده شود.
در این فرم بخش‌هایی مانند نقد، کارت‌خوان، چک، برگشت و بسیاری موارد دیگر برای موزع وجود دارد که می‌تواند اطلاعات آنها را تکمیل نماید.
توزیع فاکتورهای ویزیتور خاص
برای این کار کافی است تا تیک گزینه “همه واسطه‌ها” را برداشته و به‌جای آن ویزیتور موردنظر خودتان را انتخاب کنید.
سپس باید روی دکمه نمایش کلیک کنید تا فاکتورهای ویزیتور در بازه زمانی مشخص شده به نمایش درآید.
به همین ترتیب نیز برای اینکه انبار خاصی را انتخاب کنید کافی است تا تیک گزینه “انتخاب همه انبارها” را برداشته و انبار موردنظر خود را انتخاب کنید. همچنین می‌توانید نوع تسویه خاصی را انتخاب کنید. در صورتی که تمایل به کسب اطلاعات بیشتر در این مورد و یا استفاده از این بخش‌ها را دارید، می‌توانید با ما تماس حاصل کنید تا واحد پشتیبانی به طور کامل آموزش‌های لازم را به شما ارائه کند.
عملیات ثبت
بعد از اینکه فیلتر موردنظر خود را به طور کامل اعمال کردید، نوبت به ثبت آن می‌رسد. ثبت کردن مشخص می‌کند که کدام فاکتورها را کدام راننده برای توزیع برده است. همچنین کنترل می‌کند تا یک فاکتور خاص، چندین بار توزیع نشود. ممکن است در مواقعی خاص بخواهید مجدداً ثبت حواله انجام دهید که در این حالت نرم‌افزار به شما هشداری می‌دهد تا شما را از ثبت شدن آن فاکتور مطلع کند.
البته دقت داشته باشید که این بخش، مربوط به زمان بعد از توزیع است. در واقع موزع کار خود را به اتمام رسانده و زمان تسویه فرارسیده است. کافی است تا حواله موردنظر را فراخوانی کنید و آن را با موزع چک کنید. در واقع این بخش بارگیری، توزیع و تسویه نهایی را به طور کامل تحت کنترل شما درمی‌آورد.
اگر سامانه پیامکی نرم‌افزار را تهیه کرده باشید و ارسال پیامک را به صورت خودکار تنظیم کرده باشید، زمانی که حواله را ثبت می‌کنید به‌تمامی افراد پیامی ارسال می‌شود. به طور مثال به فروشگاه موردنظر اطلاع داده می‌شود که فاکتورشان بارگیری شده و به دستشان خواهد رسید.
گزارش عملکرد راننده
یکی از مهم‌ترین مزایای این بخش آن است که می‌توانید عملکرد راننده را بررسی کنید. برای این کار کافی است تا از بخش “خرید و فروش” روی دکمه‌ای که در بخش “حواله گروهی – توزیع” وجود دارد کلیک کرده و سپس گزینه “گزارش عملکرد و پورسانت راننده” را انتخاب کنید.
پس از آن می‌توانید با انتخاب نام راننده، تمام اطلاعات مربوط به آن را به دست آورید.
همچنین می‌توانید برای راننده پورسانت در نظر بگیرید.
وضعیت تسویه حواله
اگر از بخش “خرید و فروش” به قسمت “حواله گروهی – توزیع” بروید، با بخش دیگری به نام “وضعیت تسویه حواله” روبرو خواهید شد.
