درس 1 | تسویه حساب “تسویه فاکتور به فاکتور” (11 دقیقه)
آموزش تسویه حساب در پارسیک
تسویه فاکتور به فاکتور شامل مجموعه عملیاتی است که باعث می‌شود سرعت و دقت در مدیریت فاکتورها و مطالبات و به‌طورکلی حساب و کتاب‌ها افزایش پیدا کند. به طور مثال فرض کنید یک مشتری ثابت دارید که مدت‌های زیادی است با او معامله می‌کنید. در این حالت قطعاً تعداد فاکتورهایی که بین شما و مشتری ردوبدل می‌شود، بسیار زیاد است. زمانی که قصد دارید حساب و کتاب‌های این مشتری را بررسی کنید، می‌توانید از طریق بخش “صورت‌حساب اشخاص” اقدام نمایید.
تسویه فاکتور به فاکتور
بخش صورت‌حساب اشخاص می‌تواند گزارشات جامعی در اختیار شما قرار دهد؛ اما زمانی که حجم معاملات افزایش پیدا می‌کند، استفاده از این بخش شاید کمی سخت باشد. در این شرایط می‌توان از روش تسویه مدیریت فاکتور به فاکتور استفاده کرد. برای این کار نرم‌افزار، تعداد معاملات و فاکتورها را در نظر نمی‌گیرد؛ بلکه تنها فاکتورهای باز و تسویه نشده را به شما نمایش می‌دهد. بدین ترتیب کار شما بسیار ساده خواهد شد.
علاوه بر این، مدیریت تسویه فاکتور به فاکتور به شما امکان مدیریت مطالبات را نیز می‌دهد. فرض کنید تعداد زیادی مشتری دارید که فاکتور باز دارند و تسویه کامل انجام نداده‌اند و زمان متفاوتی برای تسویه ارائه داده‌اند. وقتی که تعداد مشتری‌ها کم باشد، امکان کنترل این موارد به صورت دستی وجود دارد؛ اما زمانی که تعداد مشتری افزایش پیدا می‌کند، بررسی مطالبات کار بسیار سخت و طولانی خواهد شد. یکی از قابلیت‌هایی که در بخش مدیریت تسویه فاکتور به فاکتور وجود دارد این است که بر اساس تاریخ سررسید فاکتورها، مطالبات را مدیریت کنید. در واقع این بخش با هشدار به‌موقع (در تاریخ مشخص) باعث می‌شود که تاریخ مطالبات به تعویق نیفتد.
این بخش کاربرد زیادی دارد و می‌تواند کارهای شما را منظم و دسته‌بندی کند. البته باید قوانین آن را بدانید تا بتوانید به درستی از آن استفاده کنید. در غیر این صورت، حساب و کتاب شما با لیست بدهکاران و مشتری مغایرت خواهد داشت.
تعیین تاریخ سررسید
در مرحله اول باید به بخش “خرید و فروش” مراجعه کرده و روی “فاکتور فروش” کلیک کنید. حال فاکتور جدیدی ایجاد کنید. سپس باید “تاریخ سررسید فاکتور” را تعیین کنید.
پس از انجام این کار، نرم‌افزار می‌تواند در تاریخ معین شده فاکتورهای شما را مدیریت کرده و هشدارهای لازم را به شما اعلام می‌کند.
حال اگر از بخش “گزارشات” وارد بخش “فاکتورهای تسویه نشده” شوید، لیست فاکتورهای باز به شما نمایش داده می‌شود. فاکتوری که سررسید آن را مشخص کرده‌اید نیز در این لیست نمایش داده خواهد شد.
بخش دریافت و پرداخت
اولین قانون برای استفاده صحیح از بخش مدیریت تسویه فاکتور به فاکتور مربوط به زمانی است که مبلغی را از مشتری دریافت می‌کنید. در این شرایط باید از بخش “دریافت و پرداخت” مشخص کنید که این مبلغ مربوط به کدام فاکتور است. برای آشنایی کامل با این بخش می‌توانید ویدئوهای آموزشی فرم دریافت را مشاهده کنید.
فاکتور برگشت از فروش
یکی دیگر از قوانین مهم در تسویه فاکتور به فاکتور، مربوط به برگشت از فروش است.
حال در صفحه‌ای که باز شده است، با استفاده از بخش ویرایش، محصولات و تعدادی که مدنظر دارید را مرجوع کنید.
با کلیک روی بخش “نمایش” می‌توانید جزئیات آن را نیز مشاهده کنید.
این بخش برای مواقعی است که محصولاتی را به‌عنوان مرجوعی ثبت کنید. البته دقت داشته باشید که اگر در همین مرحله فاکتور را ثبت کنید، نرم‌افزار قادر به تشخیص نیست که این برگشت، مربوط به کدام فاکتور مشتری است.
برای اینکه مدیریت تسویه فاکتور به فاکتور به طور کامل انجام شود، باید این برگشتی را به فاکتور مشتری لینک دهیم. برای این کار کافی است تا از قسمت “تسویه فاکتور به شماره” که لیستی از فاکتورهای باز مشتری را به نمایش در می‌آورد، فاکتور مدنظر را انتخاب کنید.
پس از ثبت این فاکتور، می‌توانید از بخش “گزارشات” وارد قسمت “فاکتورهای تسویه نشده” شوید. خواهید دید که جزئیات مبلغ فاکتور و مبلغ برگشتی در آن درج شده است.
حال یک مثال برای این بخش می‌زنیم. فکر کنید که مبلغ 6400 برای فاکتور شماره 15 دریافت شده است. (جزئیات مربوط به این بخش در ویدئوهای آموزشی دریافت وجود دارد.)
پس از ثبت این دریافت مجدداً به بخش فاکتورهای تسویه نشده بروید. خواهید دید که مانده تسویه نیز محاسبه می‌شود.
با کلیک روی بخش “نمایش” می‌توانید جزئیات آن را نیز مشاهده کنید.
برگشت از فروش از روش دیگری هم انجام می‌شود که سرعت و دقت کار در آن بسیار بالاست. برای این کار نیز باید از بخش “خرید و فروش” گزینه “فاکتور فروش” را انتخاب کنید. در این بخش فاکتوری را که مدنظر دارید فراخوانی کنید و سپس روی همان فاکتور، روی دکمه برگشت از فروش کلیک کنید.
حال در صفحه‌ای که باز شده است، با استفاده از بخش ویرایش، محصولات و تعدادی که مدنظر دارید را مرجوع کنید.
حال اگر به بخش فاکتورهای تسویه نشده بروید، خواهید دید که جزئیات فاکتور شما وجود دارد.
حذف فاکتوری خاص از لیست فاکتورهای تسویه نشده
در برخی مواقع ممکن است به هر دلیلی تمایل داشته باشید که فاکتوری را از لیست فاکتورهای تسویه نشده حذف کنید. برای این کار کافی است در لیست موردنظر، روی گزینه “بستن فاکتور” کلیک کنید و سپس آن را ببندید.
حال اگر مجدداً روی “نمایش گزارش” در همین صفحه کلیک کنید، فاکتور موردنظر شما در لیست جدید وجود نخواهد داشت. برای دیدن آن فاکتور باید از بخش “نوع گزارش” که در همین صفحه وجود دارد ” لیست فاکتورهای بسته شده” را انتخاب کنید.
حال اگر خواستید که مجدداً این فاکتور را در بخش تسویه نشده قرار دهید، کافی است روی “بازگرداندن فاکتور” کلیک کنید.
مجدداً می‌توانید از “لیست فاکتورهای تسویه نشده” فاکتور مدنظر خود را مشاهده کنید.
امکانات بیشتر
از دیگر امکانات این بخش می‌توان به بررسی فاکتورهای تسویه نشده یک ویزیتور خاص، فاکتورهای تسویه نشده یک منطقه خاص، فاکتورهای تسویه نشده یک مشتری خاص، فاکتورهای تسویه نشده بر اساس تاریخ سررسید یا تاریخ فاکتور اشاره کرد.
همچنین امکان ارسال پیامک به مشتریان برای شما فراهم شده است.
به‌عنوان‌مثال می‌توانید به مشتریانی که از تاریخ سررسید آنها گذشته است پیامی ارسال کنید. برای این کار می‌توانید به صورت مجزا برای هر مشتری پیام ارسال کنید و یا به‌طورکلی برای مشتریانی که فاکتور باز دارند، پیام بفرستید.
در این پیام مانده بدهی مشتری به او اطلاع داده می‌شود.