سرفصل: فرم دریافت مطالبات (11.5 دقیقه)
آموزش دریافت در پارسیک
اگر قصد ثبت مطالبات خود را دارید، باید از بخش “دریافت و پرداخت” اقدام نمایید. مطالبات معمولاً بابت فاکتورهای فروش هستند؛ اما ممکن است شامل بدهی‌های دیگری هم شود. درهرصورت باید از طریق این بخش، مبلغ دریافتی را ثبت کنید.
پیش از هر چیزی باید بدانید که با فشردن دکمه enter می‌توانید به فیلد بعدی بروید. با دکمه‌های سمت راست و یا بالا نیز می‌توانید به فیلد قبلی بازگردید.
یافتن نام شخص (مشتری)
در مرحله اول برای ثبت مطالبات، باید نام شخص را وارد نمایید. زمانی که وارد فیلد “نام شخص” می‌شوید، لیستی از نام اشخاص برای شما به نمایش درمی‌آید. برای انتخاب می‌توانید به‌راحتی نام او را جستجو کرده و یا از لیست پیدا کنید. البته می‌توانید از طریق کد مشتری نیز شخص موردنظر خود را انتخاب کنید.
پس از اینکه نام مشتری انتخاب شد، تغییراتی در فرم به وجود می‌آید.
همانطور که می‌بینید در پایین صفحه، فاکتورهای باز این مشتری به نمایش درمی‌آید.
انتخاب تاریخ
بعد از انتخاب نام شخص، وقتی دکمه enter را فشار دهید، وارد فیلد تاریخ می‌شوید. تاریخ را تأیید کنید تا وارد مرحله بعدی شوید.
تعیین مبلغ دریافتی
بعد از فیلد تاریخ، وارد فیلد “نقد” می‌شوید. در صورتی که مبلغی به صورت نقدی پرداخت شده باشد، باید این فیلد را پر کنید و مبلغی که پرداخت شده را بنویسید. به طور مثال ما عدد 200000 را می‌نویسیم. در قسمت “صندوق واریزی” باید نام صندوق را مشخص کنید. همچنین برای تعریف کردن صندوق‌ها باید از منوی “تعاریف” اقدام نمایید.
پس از این مرحله نوبت به انتخاب بانک می‌رسد. به طور مثال برای بانک پاسارگاد، مبلغ 300000 پرداخت شده است. به همین ترتیب برای بانک سپه نیز مبلغ 100000 پرداخت شده است. در صورتی که احتیاج داشتید، می‌توانید بانک سوم را نیز انتخاب و مبلغ آن را مشخص کنید. در هر سطر، یک فیلد برای توضیحات وجود دارد که در صورت نیاز می‌توانید آنها را تکمیل کنید.
حال اگر مبلغی طی چک دریافت شده باشد، باید دکمه “ثبت ریز چک‌ها” را فشار دهید. سپس صفحه جدید برای شما باز می‌شود که باید در آن اطلاعاتی همچون شماره چک، شماره حساب، تاریخ سررسید چک، نام بانک، نام شعبه، توضیحات و مبلغ آن را وارد کنید.
پس از آن دکمه ثبت را فشار دهید. به همین ترتیب می‌توانید اطلاعات مربوط به چک‌های دیگر را نیز وارد کنید.
پس از ثبت اطلاعات همه چک‌ها می‌توانید صفحه را ببندید.
اعمال تخفیف و تکمیل فرم دریافت مطالبات
اگر تخفیفی برای مشتری در نظر گرفته باشید می‌توانید از طریق فیلدهای مربوط به تخفیف، آنها را اعمال کنید. همچنین اگر توضیحاتی برای تخفیف وجود دارد، می‌توانید آن را نیز یادداشت کنید تا در سند تخفیف شما قرار بگیرد.
همانطور که می‌بیند نام ویزیتور در پایین صفحه وجود دارد. دلیل این امر آن است که شما در هنگام تعریف مشتری، ویزیتور او را نیز انتخاب کرده‌اید.
در نهایت نیز می‌توانید در فیلد “شرح کل” توضیحاتی کلی برای مطالبات خود ثبت کنید. در مرحله آخر نیز باید دکمه “ثبت” را فشار دهید.
پس از آنکه ثبت انجام شد، موجودی نقدی افزایش پیدا کرده و مبالغی که برای چک‌ها اعمال شده، به دفتر چک منتقل می‌شوند. همچنین موجودی حساب‌های بانکی به تفکیک هر بانک، افزایش پیدا می‌کند.
تسویه فاکتور به فاکتور
یکی از نکات مهمی که در این بخش وجود دارد، در خصوص تسویه فاکتور به فاکتور می‌باشد. هرچه قدر که زمان می‌گذرد، تعداد معاملات میان شما و مشتریان افزایش پیدا می‌کند. به همین جهت تعداد اسناد و فاکتورها نیز به شکل چشمگیری افزایش پیدا می‌کنند. در این شرایط استفاده از گزارشات صورت‌حساب، تقریباً سخت و پیچیده می‌شود. برای اینکه بتوانید به شکل ساده‌تری این حساب و کتاب‌ها را بررسی کنید، می‌توانید از تسویه فاکتور به فاکتور استفاده کنید.
در این روش اهمیتی ندارد که چند فاکتور برای مشتری وجود دارد؛ زیرا نرم‌افزار تنها فاکتورهایی را به شما نمایش می‌دهد که باز هستند و تسویه نشده‌اند. نمونه آن را می‌توانید در مثالی که ما بررسی کردیم مشاهده کنید که تنها دو فاکتور وجود داشت. حال اگر دقت کنید می‌بینید که جمع کل دریافتی برابر با 1100000 است. از سوی دیگر نیز مبلغ یکی از فاکتورهای مشتری برابر با 1000000 و مبلغ فاکتور دیگر برابر با 1200000 است. در این حالت پس از ثبت، فاکتور اول که مبلغ کمتری هم دارد کاملاً تسویه می‌شود و مابقی از فاکتور دوم کسر می‌گردد.
پس از ثبت، مجدداً نام مشتری خود را جستجو کنید تا شاهد تغییرات آن باشید.
همانطور که می‌بینید مبلغ 100000 به‌عنوان “مبلغ کل دریافتی” ثبت شده است و “مانده تسویه نشده” برابر با 1100000 می‌باشد.
پاک کردن دریافت‌های ثبت شده
برای پاک کردن دریافت مطالباتی که ثبت کرده‌اید، کافی است از فلش‌های کنار فیلد “شماره دریافت” که در بالای صفحه وجود دارند کمک بگیرید تا سند موردنظر خود را پیدا کنید. سپس می‌توانید روی گزینه “حذف” کلیک کرده و آن را پاک کنید.
حال اگر مجدداً نام مشتری را جستجو کنید، خواهید دید که همان دو فاکتور اولیه در صفحه او وجود دارند.
ثبت دریافتی برای یک فاکتور خاص
فرض کنید مشتری، چند فاکتور باز دارد و می‌خواهد مبلغی را برای یک فاکتور خاص بپردازد. به طور مثال مشتری می‌خواهد مبلغ 200000 را بابت فاکتور شماره 16 پرداخت کند. در حالت عادی اگر این مبلغ را ثبت کنیم، از فاکتور شما 10 تسویه می‌شود.
برای این که چنین اتفاقی رخ ندهد، کافی است تیک گزینه “تسویه اتوماتیک” که در پایین صفحه وجود دارد را بردارید. سپس روی گزینه “انتخاب” در سطر فاکتور 16 و یا فاکتور موردنظر خود کلیک کنید. پس از آن در قسمت پایین صفحه “مبلغ تسویه” را برابر با مقدار موردنظر خود قرار دهید.
پس از انجام کار، باید دکمه “ثبت مبلغ تسویه” را فشار دهید. سپس با فراخوانی مجدد نام مشتری خواهید دید که مبلغ موردنظر از فاکتوری که انتخاب کردید کسر شد.
تسویه فاکتور به فاکتور بسیار ساده و کاربردی است. برای اطلاع بیشتر در مورد قوانین این بخش، می‌توانید ویدئوهای آموزشی مدیریت تسویه فاکتور به فاکتور را بررسی کنید.
ثبت پورسانت
اگر نحوه دریافت پورسانت برای ویزیتور، بر اساس واریز باشد در این صفحه مبلغ پورسانت او نمایش داده خواهد شد. برای این کار کافی است تا در هنگام معرفی ویزیتور، نوع پورسانت را بر اساس واریز قرار دهید.
البته دقت داشته باشید که پورسانت چک تا زمانی که نقد نشود، محاسبه نخواهد شد.
بررسی دیگر امکانات برای ثبت مطالبات
- برای اینکه سند را چاپ کنید، کافی است روی دکمه “چاپ رسید” کلیک کنید.
- در صورتی که تیک گزینه “ارسال اتوماتیک پیامک هنگام ثبت” را فشار دهید، پس از هر عملیات دریافت، خلاصه آن برای مشتری پیامک می‌شود و به نوعی رسید دیجیتالی در اختیار او قرار می‌گیرد.
- با فلش‌هایی که در کنار فیلد “شماره دریافت” در بالای صفحه قرار دارد، می‌توانید میان عملیات‌های مختلف جابه‌جا شوید.
- در پایین صفحه نیز لیستی از کلیدهای میانبر قرار دارد که می‌توانید از آنها استفاده کنید. ما سعی کرده‌ایم نرم‌افزار پارسیک را به نحوی طراحی کنیم که بتوانید تمام عملیات خود را با استفاده از کیبورد انجام دهید. با این کار سرعت انجام کار شما هم افزایش پیدا می‌کند.