سرفصل 1 | فرم معرفی گروه اشخاص (6 دقیقه)
گروه بندی اشخاص (مشتریان)
گروه‌بندی اشخاص یا منطقه‌بندی مشتریان یک بخش بسیار مهم در نرم‌افزار است. این بخش در عین سادگی، امکانات و اطلاعات زیادی را در اختیار شما قرار می‌دهد. به طور مثال می‌توانید آمار فروش به تفکیک گروه اشخاص یا به تفکیک منطقه، مطالبات به تفکیک گروه اشخاص یا به تفکیک منطقه، گزارش خرید، گزارش برگشت از خرید، گزارش برگشت از فروش و بسیاری از گزارش‌های دیگر را به تفکیک منطقه دریافت کنید.
جداسازی فاکتورها به تفکیک منطقه از مهم‌ترین بخش‌هایی است که می‌تواند به شرکت‌هایی که ماشین توزیع دارند کمک کند. هر ماشین توزیع در یک منطقه خاص فعالیت می‌کند و زمانی که تعداد و حجم فاکتورهای شما زیاد می‌شود، جداسازی فاکتور هر ماشین کار سختی خواهد بود. اگر شما بتوانید منطقه‌بندی (گروه‌بندی) را به شکل درستی انجام دهید، می‌توانید از بخش حواله‌های گروهی یا همان حواله توزیعات که با نام تیم پخش هم شناخته می‌شود، فاکتورها را جداسازی نمایید.
منطقه‌بندی، امکانات بسیار زیادی دارد که در بخش‌های مختلف با این موضوع مواجه خواهید شد. به همین جهت توصیه می‌شود که حتماً منطقه‌بندی اشخاص یا همان گروه‌بندی مشتریان را انجام دهید. معمولاً شرکت‌های پخش، مشتریان خود را منطقه‌بندی می‌کنند؛ اما دیگر مشاغل در اغلب مواقع گروه‌بندی انجام می‌دهند. گروه‌بندی می‌تواند بر اساس معیاری به‌غیر از منطقه باشد؛ مانند مشتریان عمده و مشتریان خرده و یا مشتریان خوش‌حساب و مشتریان بدحساب.
به همین ترتیب می‌توان به شکل‌های مختلفی که در نظر دارید، مشتریان را گروه‌بندی کنید. همچنین برای مشاغلی که چندین شعبه دارند و از نسخه چند شعبه‌ای نرم‌افزار پارسیک استفاده می‌کنند، منطقه‌بندی امری بسیاری ضروری محسوب می‌شود.
ایجاد منطقه یا گروه جدید
برای انجام این کار باید از منوی “تعاریف”، به بخش “فرم گروه اشخاص” بروید. سپس نیز کافی است که دکمه insert را روی کیبورد فشار دهید. در صفحه جدیدی که برایتان ظاهر می‌شود می‌توانید نام گروه مدنظر خود را وارد کنید و سپس دکمه “ثبت” را فشار دهید.
هر تعداد گروهی را که مدنظر دارید می‌توانید از این بخش وارد نمایید. حال می‌توانید برای هر یک از شهرهایی که تعریف کرده‌اید، زیرمجموعه‌ای هم در نظر بگیرید. برای این کار باید در لیست گروه‌ها روی گروه یا شهر موردنظر خود رفته و سپس روی گزینه “ایجاد زیرگروه” که در کنار نام آن وجود دارد کلیک کنید. البته می‌توانید پس از آن که روی نام گروه کلیک کردید، از دکمه (+) کیبورد هم استفاده کنید. به طور مثال ما در این بخش برای شهر تهران، زیرمجموعه‌هایی تعریف می‌کنیم.
ما در این قسمت زیرمجموعه‌های شمال تهران، جنوب تهران، شرق تهران و غرب تهران را ایجاد کردیم. به همین ترتیب می‌توانید مجدداً برای هر یک از این زیرمجموعه‌ها، زیرمجموعه‌های جدیدی هم ایجاد کنید. به طور مثال می‌توانید برای شمال تهران، زیرمجموعه‌هایی مثل جردن، میرداماد، زعفرانیه و هر منطقه دیگری که در نظر دارید را اضافه کنید. البته دقت کنید که برای انجام این کار بهتر است اعتدال را رعایت کنید. جزئیات را تا جایی وارد کنید که واقعاً به آن نیاز دارید. تعداد و سطح گروه، باید متناسب با نیاز مجموعه به تشخیص شما تعیین گردد.
برای برگشت به گروه قبلی می‌توانید از دکمه ESC کیبورد استفاده کنید. همچنین می‌توانید با استفاده از دکمه‌هایی که در کنار نام هر گروه وجود دارند، اقدام به ویرایش یا حذف آن‌ها نمایید. البته در مواقعی که برای یک گروه، زیرمجموعه تعریف می‌کنید و یا عملکردی برای آن وجود داشته باشد، اجازه حذف آن به شما داده نمی‌شود. به طور مثال در گروه‌هایی که ما تعریف کردیم، می‌توان به‌راحتی شهر شیراز را حذف کرد؛ اما حذف تهران انجام نخواهد شد.
نکات تکمیلی
کلیدهای میانبر در قسمت پایین همین پنجره برای شما لیست شده‌اند و می‌توانید برای راحتی کار خود از آن‌ها استفاده کنید.
- Insert برای ایجاد گروه جدید است.
- دکمه + باعث ایجاد زیرگروه می‌شود.
- Delete به حذف گروهی خاص کمک می‌کند.
- F3 برای جستجو است.
- جابه‌جایی بین بخش‌ها با کلیدهای جهتی مانند بالا، پایین، چپ و راست انجام می‌شود.
- در نهایت نیز ESC برای خروج است.
پس از اتمام گروه‌بندی، نوبت به این می‌رسد که در مرحله تعریف اشخاص آن‌ها را به گروهشان لینک دهید. پس از آن می‌توانید از امکانات و اطلاعات گروه‌ها استفاده کنید.