حسابداری پخش مویرگی
حسابداری پخش مویرگی به فرآیند دقیق ثبت، نظارت و تحلیل هزینه‌ها و درآمدهای مرتبط با توزیع کالاها، از انبار تا مشتری نهایی می‌پردازد. در این نوع حسابداری که زیرمجموعه‌ای از حسابداری توزیع و پخش است، با استفاده از ابزارها و نرم‌افزارهای پیشرفته، اطلاعات مالی مرتبط با حمل‌ونقل، انبارداری و سایر هزینه‌های توزیع به‌موقع و دقیق ثبت می‌شود. حسابداری پخش مویرگی به مدیران کمک می‌کند تا با بهینه‌سازی مسیرهای توزیع، کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری، تصمیمات آگاهانه‌تری برای بهبود فرآیندهای توزیع و افزایش سودآوری شرکت، بگیرند.
این توزیع می‌تواند در سطح شهر، استان یا کشور انجام شود و حتی ممکن است پخش مویرگی محصولات، به کشورهای همسایه نیز گسترش یابد. در ادامه این مقاله، به‌طور کامل با مفهوم پخش مویرگی و انواع حسابداری پخش آشنا خواهیم شد.
دسته‌بندی شرکت‌های پخش مویرگی
دسته‌بندی شرکت‌های پخش مویرگی می‌تواند بر اساس دو شاخص، ساختار و اندازه، صورت گیرد.
تقسیم‌بندی بر مبنای ساختار
در تقسیم‌بندی برمبنای ساختار، این شرکت‌ها به دو دسته تقسیم می‌شوند:
- شرکت پخش مویرگی مستقل: این شرکت‌ها به‌صورت مستقل و بدون وابستگی به شرکت‌های تولیدی، محصولات را پخش می‌کنند. آن‌ها معمولاً از اسم تجاری خود استفاده کرده و فعالیت پخش را برای محصولات مختلف انجام می‌دهند.
- شرکت پخش مویرگی وابسته: این مجموعه‌ها تحت نظر مراکز تولیدی و با هدف پخش محصولات آن‌ها، فعالیت می‌کنند و اغلب با برندهای تجاری مرتبط با شرکت‌های تولیدی کار کرده و به‌عنوان واسطه بین تولید و بازار، عمل می‌نمایند.
تقسیم‌بندی برمبنای اندازه
در این تقسیم‌بندی، شرکت‌های پخش مویرگی به سه دسته زیر تقسیم می‌شوند:
- شرکت‌های کوچک: این شرکت‌ها فعالیت‌های پخش و توزیع را به‌صورت محدود، در یک منطقه خاص یا یک محله، انجام می‌دهند و غالباً فقط در یک شهر یا ناحیه خاص، فعالیت دارند.
- شرکت‌های متوسط: این مراکز عمده فعالیت پخش را در دو یا چند شهر، یا حتی یک استان انجام می‌دهند و به‌وسیله‌ی شبکه‌های توزیع وسیع‌تری، محصولات را به بازار مصرف می‌رسانند.
- شرکت‌های پخش گسترده: این مجموعه‌ها عملیات پخش و توزیع را در کانال‌های فروش گسترده‌ای، به‌صورت ملی یا بین‌المللی انجام می‌دهند و از شبکه‌های توزیع گسترده و سیستم‌های پیچیده‌تری، برای رساندن محصولات به بازارهای مختلف استفاده می‌کنند.
این تقسیم‌بندی‌ها، نمایانگر تنوع و گستردگی فعالیت شرکت‌های پخش مویرگی است. هر یک از این شرکت‌ها با چالش‌ها و مزایای خاص خود، روبه‌رو هستند که به استراتژی‌های مدیریتی و حسابداری پخش دقیق در زمینه توزیع نیاز دارند تا بهره‌وری را افزایش داده و هزینه‌ها را کاهش دهند.
انواع پخش مویرگی
همان‌طور که در کتاب «بازاریابی و فروش ویروسی (مویرگی) از دکتر علی خویه» گفته شده، پخش یا فروش مویرگی، روشی است که در آن محصول به‌طور مستقیم از تولیدکننده به مصرف‌کننده می‌رسد، بنابراین مصرف‌کننده بدون واسطه، محصول موردنظر را دریافت می‌کند. حسابداری شرکت های پخش در این فرآیند نقش مهمی دارد و به ثبت و تحلیل دقیق هزینه‌ها و درآمدهای مرتبط با توزیع، کمک می‌کند.
پخش مویرگی بیشتر برای محصولاتی مانند لوازم‌آرایشی و مواد غذایی که حاشیه سود پایینی دارند، مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ اما امروزه این شیوه در بسیاری از صنایع دیگر مانند تجهیزات و لوازم خودرو، کالاهای دیجیتالی، مبلمان خانگی و بسیاری موارد دیگر نیز به کار می‌رود. در ادامه، انواع پخش مویرگی را بررسی می‌کنیم.
- پخش گرم: پخش گرم مخصوص کالاهایی است که دارای تاریخ انقضا و ماهیت فاسدشدنی هستند. در این روش، ویزیتورها و بازاریابان به همراه محصول، به مقصد مشتری رفته و در صورت تمایل مشتری، محصول را بلافاصله به او تحویل می‌دهند. مواد غذایی نمونه‌ای از محصولاتی هستند که با این روش توزیع می‌شوند.
- پخش سرد: این نوع پخش برای توزیع کالاهایی استفاده می‌شود که یا تاریخ انقضا ندارند و یا انقضای آن‌ها طولانی است. در این شیوه، ابتدا بازاریاب یا ویزیتور محصول را به مشتری معرفی می‌کند. پس از جلب رضایت و اعتماد مشتری و صدور فاکتور، محصول برای مشتری ارسال می‌گردد. لوازم‌آرایشی و داروها، ازجمله محصولاتی هستند که به این روش توزیع می‌گردد.
مراحل حسابداری پخش مویرگی
با توجه به حاشیه سود بسیار کم این شرکت‌ها، حسابداری پخش مویرگی این مراکز، به‌عنوان زیرمجموعه‌ای از حسابداری پخش محسوب می‌شود. مدیر فروش این شرکت‌ها، مسئول تحقق بودجه فروش است.
دریافت سفارش از مشتریان
ویزیتورها یا بازاریابان به مشتریان مراجعه کرده و سفارش کالا را ثبت می‌کنند. این سفارشات می‌توانند به‌صورت سنتی یا از طریق اپلیکیشن‌های سفارش گیری پخش مویرگی با موبایل، انجام شوند. در روش پخش گرم، صدور و چاپ فاکتور فروش، در زمان تحویل کالا انجام می‌شود.
تبدیل سفارشات به فاکتور
تمامی سفارشات ثبت شده در یک روز فاکتور می‌شوند. یک نسخه از فاکتور برای واحد انبار و نسخه دیگر برای واحد پخش، ارسال شده که به آن برگه خروجی می‌گویند.
ارسال کالا به مشتری
پس از تائید برگه خروجی توسط مدیر، کالا به واحد پخش تحویل داده می‌شود تا توسط ویزیتورها، برای مشتریان ارسال شود. این مرحله می‌تواند شامل بازگشت کالا یا تسویه‌حساب نقدی یا بانکی باشد.
ثبت حسابداری مربوط به خروجی و تسویه کالا
تمامی فاکتورها و برگه‌های خروجی، به واحد حسابداری فروش تحویل داده می‌شوند که شامل موارد زیر است:
- ثبت حسابداری مربوط به دریافت وجوه و تخفیفات
- ثبت حسابداری خروجی کالا (در صورت تحویل یا مرجوعی کالا)
- ثبت حسابداری تسویه خروجی کالا (در صورت برگشت اقلام فاکتور)
ثبت سند تسویه وصولی
در صورت وصول فاکتورهای معوق، ثبت سند حسابداری توزیع و پخش، انجام می‌شود. چک‌های دریافتی در صورت مخدوش بودن، جایگزین شده و با دریافت چک و وجه نقد ثبت می‌گردند.
مرحله تسویه حساب
برای کنترل مطالبات به‌موقع، نکات زیر باید موردتوجه قرار گیرد:
- اعتبارسنجی دوره‌ای مشتریان
- کنترل روزانه میزان بدهی عوامل توزیع
- سختگیری نسبت به چک‌های پاس نشده
- بررسی و تحقیق در مورد چک‌های برگشتی
- تعیین سقف بدهی فروشندگان و پیمانکاران
- تأکید بر دریافت تضمین معتبر بانکی یا ملکی
- طبقه‌بندی بدهی عوامل توزیع بر اساس گردش مالی
- بازآموزی قوانین مربوط به چک و وصول برای کارکنان
حسابداری انبار
مدیران فروش با بهره‌گیری از نرم افزار پخش مویرگی، می‌توانند مدیریت بهتری بر حسابداری صنعت پخش، داشته باشند. این نرم‌افزارهای مالی به هماهنگی عملیات واحد فروش و زیرسیستم‌ها کمک می‌کنند. درواقع حسابداری توزیع و پخش گرم و سرد، به یکدیگر شبیه بوده و تفاوت اصلی آن‌ها در مدیریت انبار و حسابداری آن است.
در این سیستم حسابداری، فرآیند پخش و عملیات توزیع توسط پیمانکار انجام شده و هزینه آن نیز توسط پیمانکار دریافت می‌شود. همچنین، فرآیند توزیع، به عهده فروشندگان و نمایندگان آن‌ها است. به‌طورکلی، شرکت‌ها باید در ابتدا یک سیستم کدینگ حسابداری، مختص به حسابداری فروش پخش مویرگی طراحی کنند تا بتوانند بر اساس آن، زیرسیستم‌های تجاری، صندوق، انبار و حقوق و دستمزد را پیاده‌سازی نمایند.
همان‌طور که گفته شد یکی از نکات قابل‌توجه، تفاوت بین حسابداری پخش مویرگی و حسابداری بازرگانی، از نظر کدینگ است. در شرکت‌های بازرگانی، مشتریان معمولاً مبالغ عمده با تعداد گردش پایین را خریدوفروش می‌کنند، درحالی‌که در پخش مویرگی، مشتریان با مبالغ جزئی ولی تعداد گردش بالا فعالیت دارند.
در نظر داشته باشید که برای داشتن یک سیستم حسابداری پخش مویرگی حرفه‌ای و بهره‌گیری از جدیدترین ابزارها و نرم‌افزارها، مراجعه به شرکت پارسیک حساب را توصیه می‌کنیم. این مجموعه با تیمی از کارشناسان خبره و باتجربه، با استفاده از محصولات و خدمات حسابداری پخش مویرگی پارسیک، به مدیران و صاحبان کسب‌وکارها کمک می‌کند تا بیشترین سودآوری را از شرکت‌های خود داشته باشند.
پارسیک حساب با ارائه راهکارهای نوین در زمینه حسابداری پخش و توزیع و فروش، فرآیندهای مالی را بهینه کرده و هزینه‌ها را کاهش می‌دهد که در نتیجه آن بهره‌وری و کارایی سیستم توزیع شما به‌طور چشمگیری افزایش می‌یابد. اعتماد به تخصص و تجربه این مجموعه حرفه‌ای، گامی مؤثر در راستای بهبود عملکرد مالی و رشد پایدار کسب‌وکار شما خواهد بود.
وظایف حسابداران شرکت‌های پخش مویرگی
همان‌طور که در کتاب «تأثیر فروشندگان بر سیستم توزیع مویرگی نوشته کوروش گرامی» آمده است، یکی از اصلی‌ترین وظایف کارکنان واحد حسابداری پخش، مدیریت تعداد زیاد تراکنش‌های مالی است؛ که به دلیل پایین بودن قیمت سبد عرضه، ایجاد می‌شود. درواقع، آن‌ها باید تمامی فروشگاه‌های مواد غذایی و خرده‌فروشان را پوشش دهند. سایر وظایف واحد حسابداری، به شرح زیر است:
- محاسبه حقوق کارکنان
- محاسبه سود و زیان حاصل از فروش
- تهیه ترازنامه و صورت‌های مالی مرتبط
- محاسبه کارکرد پیمانکاران بخش توزیع
- طبقه‌بندی اقلام کالاها، مانند کالاهای با سود پایین یا بالا
- حسابداری فروش بر اساس قیمت تمام‌شده کالاهای فروخته‌شده
- تهیه گزارش‌های مالی از دوره‌های فروش، شامل دوره وصول مطالبات و گزارش موجودی کالا در انبار
اهمیت نرم‌افزار حسابداری پخش
نقش نرم افزار حسابداری پخش در فرآیند توزیع بسیار حیاتی بوده و امروزه، استفاده از ابزارهای حسابداری پخش مویرگی تخصصی، در بسیاری از شرکت‌ها، به امری ضروری تبدیل شده است. این مراکز به دلیل حساسیت بالای کارهای حسابداری، ترجیح می‌دهند تمام فرآیندهای مالی مرتبط با پخش مویرگی را از طریق این قبیل نرم‌افزارها، انجام دهند.
درواقع استفاده از این نوع ابزار حسابداری صنعت پخش، در شرکت‌های توزیع مویرگی اهمیت بسیار زیادی دارد؛ زیرا نرم افزار پخش مویرگی می‌تواند خریدوفروش‌ها را به‌صورت دقیق ثبت کرده و تصمیم‌گیری‌های مربوط به فروش کالاهای پر طرفدار را با دقت بالا انجام دهد. این ابزارهای کاربردی که به حسابداری توزیع و پخش مرتبط هستند، گزارش‌های مهم و دقیقی تولید کرده که اساس تصمیم‌گیری‌های استراتژیک مدیران، در این شرکت‌ها می‌باشند.
آشنایی با گزارش‌های مالی در پخش مویرگی
مدیران شرکت‌ها نیاز دارند تا با یکپارچه سازی نرم افزار پخش مویرگی، اطلاعات جامع و دقیقی در مورد فرآیند پخش به دست آورند و بتوانند این اطلاعات را تجزیه‌وتحلیل کنند. همچنین، این قبیل نرم‌افزارها باید با سامانه‌های مرتبط مانند سامانه مودیان مالیاتی، همگام‌سازی شود تا مدیران بتوانند برای بهبود کارایی شرکت، اقدامات لازم را انجام دهند.
درواقع این یکپارچه‌سازی، به کمک انواع نرم افزار حسابداری پخش، به مدیران امکان می‌دهد تا تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرند و فرآیندهای عملیاتی را بهینه کنند. گزارش‌های مالی در این حوزه شامل موارد زیر می‌شود:
- گزارش بدهکاران
- تهیه گزارش منابع انسانی
- تهیه گزارش حاشیه سود کالاها
- گزارش عملیات به‌صورت دوره‌ای
- تهیه گزارش تجزیه‌وتحلیل سنی بدهکاران
- تهیه گزارش سود و زیان به تفکیک شعبه و مرکز هزینه
- تهیه گزارش کالاهای برگشت خورده به دلیل خرابی یا عدم گردش
دقت به مسائل مالی و حسابداری
توجه به مسائل حسابداری فروش و پخش و موضوعات مالی، اهمیت بالایی برای شرکت‌های پخش مویرگی دارد. انجام این امور و تنظیم صحیح و به‌موقع آن، به صاحبان حرفه‌ها کمک می‌کند تا میزان سوددهی و زیان و عملکرد شرکت را در طی مدت فعالیت، مشخص کنند.
به‌عنوان‌مثال حسابداری پخش مواد غذایی، در زمینه توزیع مویرگی، شامل اقداماتی مانند صدور فاکتورها، تهیه صورت‌های مالی دوره‌ای و سالیانه، ثبت مدارک مالی و آماده‌سازی گزارش‌های لازم برای بررسی وضعیت مالی شرکت است.
- انبارداری: یکی از مسائل بسیار حیاتی که در فرآیند پخش مویرگی به‌شدت موردتوجه قرار می‌گیرد، حفاظت و نگهداری از کالا تا زمان رسیدن آن به دست مشتری می‌باشد. این مسئله، به‌ویژه در حسابداری پخش مواد غذایی که در آن محصولات نیاز به پخش سریع دارند، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
- حمل‌ونقل: همان‌طور که پیش‌تر اشاره شد، یکی از مسائلی که پخش مویرگی را از سایر انواع توزیع متمایز می‌کند، عدم وجود واسطه میان خریدار و فروشنده است که این امر به‌نوبه خود، مستلزم تنظیم استراتژی و توجه به فرآیند حمل‌ونقل شرکت پخش مویرگی می‌باشد. این استراتژی شامل برنامه‌ریزی دقیق مسیرهای حمل‌ونقل، انتخاب بهینه وسایل نقلیه، مدیریت بهینه انبارها و کنترل دقیق تحویل‌ها، به مشتریان است.
نحوه کار با کدینگ حسابداری پخش
با توجه به اینکه حسابداری پخش مویرگی می‌تواند برای کاهش مشکلات و چالش‌های این حوزه مؤثر باشد، نحوه کار با کدینگ حسابداری در این زمینه، اهمیت بسزایی دارد. حسابدار در شرکت های پخش مویرگی، علاوه بر تنظیم صورت‌های مالی و ثبت اسناد، انواع دیگری از وظایف را که برای کارایی بهتر و کاهش هزینه‌های اضافی ضروری است، برعهده دارد. برای برخی از شرکت‌ها، این کارها می‌تواند یک چالش بزرگ باشد.
ضرورت و مراحل کدینگ حسابداری پخش
کدینگ حسابداری در تمام شرکت‌ها، ازجمله حسابداری شرکت های پخش، به‌منظور بهبود نظم و سازمان‌دهی اطلاعات گسترده و پراکنده حسابداری شرکت، انجام می‌شود. این فرآیند عموماً چند مرحله اصلی دارد که شامل تعیین کد برای گروه حساب‌های اصلی، تقسیم گروه حساب‌ها به حساب کل و اجرای کدینگ درختی برای حساب‌های کل و سرفصل‌های معین، می‌باشد.
به‌عنوان‌مثال در حسابداری پخش مواد غذایی، ایجاد یک سیستم کدینگ تخصصی برای حسابداری فروش و پخش، ضروری است تا زیرسیستم‌های مهمی مانند بازرگانی، انبارداری، صندوق و حقوق و دستمزد، به بهترین شکل مدیریت شوند و عملکرد کلی شرکت بهبود یابد.
پیش‌تر گفتیم که حسابدار در شرکت های پخش مویرگی، معمولاً حسابداری پخش مویرگی را زیرمجموعه حسابداری بازرگانی قرار داده و کدینگ آن را بر اساس حسابداری بازرگانی انجام می‌دهند. بااین‌حال، کدینگ حسابداری پخش مویرگی با شرکت بازرگانی تفاوت‌هایی دارد. این تفاوت‌ها عموماً به دلیل خصوصیات خاص فعالیت‌های پخش مویرگی بوده که شامل مواردی نظیر نحوه مدیریت انبارها، صدور فاکتورهای فروش، مدیریت گردش مالی و حسابداری مخزنی، است.
حسابداری توزیع و پخش تعداد گردش‌های زیادی دارد، اما مبالغ در آن به‌صورت جزئی است. در مقابل، حسابداری شرکت بازرگانی تعداد گردش‌های کمی دارد، اما مبالغ بالایی را تحت پوشش قرار می‌دهد. این تفاوت‌ها ناشی از خصوصیات و نوع فعالیت‌های هر یک از این دو نوع شرکت است که در نهایت به تفاوت در ساختار و حسابداری آن‌ها منجر می‌شود.
اهمیت گزارشات حسابداری پخش و فرآیند حسابرسی
اگر حسابدار در شرکت های پخش مویرگی بخواهد این فعالیت را با موفقیت سپری کند، باید گزارشات سود و زیان، بدهکاران، حاشیه سود و منابع انسانی را به‌صورت صحیح و دقیق دریافت نماید که البته این امر به‌راحتی توسط ابزارهای تخصصی مانند نرم افزارهای حسابداری پخش مویرگی پارسیک، قابل‌دستیابی است.
پس از دریافت این اطلاعات، حسابدار شرکت با استفاده از اطلاعات مندرج در صورت‌های گزارشات و بر اساس اصول حسابداری، می‌تواند به حساب‌های شرکت رسیدگی کند و آن‌ها را به نحو مطلوب و دقیق ترتیب دهد.
نکات مهم در حسابداری پخش
یکی از مسائل حیاتی در حسابداری شرکت های پخش این است که حسابرسی در تمام مراحل، از دریافت سفارش از مشتریان گرفته تا تبدیل سفارشات به فاکتور و ارسال کالا به مشتری، امری ضروری و بسیار حساس است. هرگونه اشتباه در این مراحل می‌تواند به مشکلات جدی مالی و حسابداری شرکت، منجر گردد.
در حین حسابداری صنعت پخش، حسابداران باید به نکات مهمی توجه کنند که شامل کنترل روزانه بدهی‌ها، سختگیری در مورد چک‌های پاس نشده و ارزیابی دوره‌ای اعتبار می‌شود. این اقدامات باعث افزایش شفافیت در سیستم مالی شرکت خواهد شد.
موفقیت در حسابداری پخش مویرگی با پارسیک
برای موفقیت در حسابداری پخش مویرگی، بهره‌گیری از مشاوران و ابزارهای تخصصی، امری ضروری است. این اقدام به شرکت‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای مالی خود را بهینه‌سازی کرده و دقت در ثبت و گزارش دهی مالی را افزایش دهند.
مشاوران تخصصی می‌توانند با ارائه راهکارهای مناسب، تنظیم کدینگ‌های مالی و استفاده از نرم افزار حسابداری پخش پیشرفته، مدیریت مالی شرکت را بهبود بخشند. برای دستیابی به این اهداف، می‌توانید کار را به کارشناسان خبره پارسیک بسپارید تا با دانش و تجربه خود، بهترین راهکارها را برای شما ارائه دهند.
منابع:
گروه آموزش و مشاوره علی خویه. «بازاریابی و فروش ویروسی (مویرگی).» موسسه فرهنگی هنری دیباگران تهران، ۱۴۰۱.
کوروش گرامی، «تاثیر فروشندگان بر سیستم توزیع مویرگی» کنفرانس ملی اندیشه های نوین و خلاق در مدیریت، حسابداری، مطالعات حقوقی و اجتماعی. 1397.
